ઓનલાઈન અરજીપત્રક કેવી રીતે ભરવું તે અંગેની સૂચનાઓ :

1. અરજદાર ઓનલાઈન સિસ્ટમ મારફતે જે માહિતી ભરે તે તમામ માહિતી અંગ્રેજીમાં જ ભરવાની રહેશે. માહિતી ગુજરાતીમાં ભરી શકાશે નહિ તેથી ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં માહિતી ગુજરાતીમાં ભરવાનો પ્રયત્ન કરવો નહિ.

2. અરજદાર દ્વારા જે આધારો સ્કેન કરાવીને સિસ્ટમ મારફતે રજૂ કરવામાં આવે તે તમામ આધારો PDF ફાઈલ ફોર્મેટમાં રજૂ કરવાના રહેશે અને એક Documentની સાઈઝ ૨ MB કરતા વધારે હોય નહિ તે ચકાસી લેવાનું રહેશે. જો Documentની સાઈઝ ૨ MB કરતા વધારે હશે તો Document સિસ્ટમમાં અપલોડ કે એટેચ થઈ શકશે નહિ. આધારો સ્કેન કરતી/કરાવતી વખતે આધારને ઓછામાં ઓછા ૩૦૦ DPI સાથે "Black & White" અથવા "Colour" માં સ્કેન કરાવીને મોકલવા.

3. અરજી બોર્ડને રજૂ કરવા માટે ઓનલાઈન સિસ્ટમ દ્વારા જે આધારો પૂરા પાડવા જણાવવામાં આવેલ હોય તે તમામ આધારો અરજદારે ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં પૂરા પાડવાના રહેશે. અરજદાર પાસે જરૂરી આધાર ન હોય તો તેની જગ્યાએ અન્ય કોઈ આધાર ઓનલાઈન સિસ્ટમ મારફતે રજૂ કરવો નહિ. ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં આધારો જોડતી વખતે જે આધાર માંગવામાં આવેલ હોય તેની સામે તે જ આધાર સાચી રીતે જોડવામાં આવે તેની તકેદારી અરજદારે રાખવાની રહેશે. બોર્ડ દ્વારા ચકાસણી કરતા જો કોઈ આધાર રજૂ કરવામાં નહિ આવેલ હોય, માંગવામાં આવેલ આધારની જગ્યાએ અન્ય કોઈ આધાર રજૂ કરવામાં આવેલ હશે અથવા આધાર ખોટા માલૂમ પડશે તો અરજી બોર્ડ દ્વારા નામંજૂર કરવામાં આવશે, તેથી જે આધાર માંગવામાં આવેલ હોય તેની સામે તે જ આધારની સાચી નકલ અચૂક જોડવામાં આવે તેની તકેદારી અરજદારે રાખવાની રહેશે.

4. આ તમામ વિગતો ભર્યા બાદ જ આખરે અરજી બોર્ડને ઓનલાઈન "Submit" કરી શકાશે. કોઈ માહિતી ભરવાની રહી ગઈ હશે કે અધૂરી રહી હશે તો અરજી ઓનલાઈન "Submit" થઈ શકશે નહિ.

5. ઓનલાઈન સિસ્ટમના દરેક વિભાગમાં માંગવામાં આવેલ જે માહિતી તથા આધારોની આગળ * દર્શાવવામાં આવેલ છે તે તમામ માહિતી અરજદારે ફરજિયાતપણે ભરવાની રહેશે. જે તે વિભાગની આ પ્રકારની માહિતી ભરવામાં નહીં આવે ત્યાં સુધી તે પછીના અને ત્યાર બાદના વિભાગની આગળની વિગતો ભરી શકાશે નહિ. ખોટી માહિતી તથા ખોટા આધારો રજૂ કરવા નહિ. બોર્ડ દ્વારા ચકાસણી કરતા શાળા મંડળે રજૂ કરેલ માહિતી તથા આધારો ખોટા સાબિત થશે તો અરજી નામંજૂર કરવામાં આવશે. અરજદાર સંચાલક મંડળે આપેલ માહિતી/ આધારો કોઈપણ સમયે ખોટા હોવાનું સાબિત થશે તો શાળાની મંજૂરી કોઈપણ સમયે રદ થવાને પાત્ર રહેશે તેમજ બોર્ડને ગેરમાર્ગે દોરવા બદલ સંચાલક મંડળ સામે પોલીસ કેસ સહિતની કાયદાકીય કાર્યવાહી કરવામાં આવશે.

6. દરખાસ્ત સાથે આપવામાં આવેલ નમૂના મુજબનું એફિડેવિટ ઓનલાઈન અરજી કરવા માટેની વેબસાઈટ પરથી ડાઉનલોડ કરવાનું રહેશે અને તે નમૂના મુજબની સ્ટેમ્પ પેપર ઉપર નોટરાઈઝ કરેલ એફિડેવિટની નકલ ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં અપલોડ કરવાની રહેશે ઓનલાઈન અરજી કરનાર સંચાલક મંડળે અરજી સાથે Upload કરેલ તમામ દસ્તાવેજોની ઝેરોક્ષ નકલ, અસલ એફીડેવીટ અને જરૂરી ચલણની કોપી સાથે ફાઈલમાં રજુ કરેલ તમામ કાગળોને પેજ નંબર આપી આવી ફાઈલ સીલબંધ કવરમાં શાળા નિયંત્રણ શાખાના મદદનીશ સચિવશ્રી એમ.બી.શર્માના નામ જોગ રૂબરૂ અથવા ટપાલથી દિન-૧૫માં બોર્ડની કચેરીને મળે તે રીતે પહોંચાડવાના રહેશે. સીલબંધ કરેલ ન હોય તેવી ફાઈલો સ્વીકારવામાં આવશે નહી.

7. અરજીની ફાઈલ સીલબંધ કવરમાં જરૂરી ચલનની કોપી અને એફિડેવિટની અસલ કોપી બોર્ડને મળી ગયા બાદ જ અરજદાર દ્વારા કરવામાં આવેલ અરજીની વિગતો અને આધારોની બોર્ડ કક્ષાએથી ચકાસણી કરવામાં આવશે અને વિગતો તેમજ આધારો સાચા જણાશે તો તે મુજબ બોર્ડ દ્વારા તે અરજીને મંજૂરી આપવામાં આવશે અન્યથા અરજી નામંજૂર કરવામાં આવશે.

ઓનલાઈન અરજીપત્રક કેવી રીતે ભરવું તેમજ અરજી ઓનલાઈન ભર્યા બાદ બોર્ડ દ્વારા/ જિલ્લા શિક્ષણાધિકારી કચેરી દ્વારા તેના પર કેવી રીતે પ્રક્રિયા કરવામાં આવશે તે અંગેની સૂચનાઓ :

1. અરજદાર શાળા સંચાલક મંડળે/સંસ્થાએ અથવા સંચાલક મંડળ/સંસ્થા દ્વારા અધિકૃત કરવામાં આવેલ વ્યક્તિએ નવી શાળા માટે ઓનલાઈન અરજી કરતા પહેલા સૌપ્રથમ ફરજિયાત ઓનલાઈન રજીસ્ટ્રેશન કરવાનું રહેશે.

2. સંચાલક મંડળ/સંસ્થા જો નવી માધ્યમિક શાળા શરૂ કરવા માંગતું હોય તો રજીસ્ટ્રેશનના પત્રકમાં "Application for" ની સામે "New Secondary School" પસંદ કરવાનું રહેશે. સંચાલક મંડળ/સંસ્થા જો નવી ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા શરૂ કરવા માંગતું હોય તો રજીસ્ટ્રેશનના પત્રકમાં "Application for"ની સામે "New Higher Secondary School" પસંદ કરવાનું રહેશે.

3. ઓનલાઈન અરજી કરવા માટે સંચાલક મંડળ/ સંસ્થા પાસે અથવા સંચાલક મંડળ/સંસ્થા દ્વારા અધિકૃત કરવામાં આવેલ વ્યક્તિ પાસે ઈ-મેલ એડ્રેસ હોવું ફરજિયાત છે. ઓનલાઈન રજીસ્ટ્રેશન કરવા માટે આ ઈ-મેલ એડ્રેસ પૂરું પાડવાનું રહેશે. ઓનલાઈન રજીસ્ટ્રેશન કર્યા બાદ તુરત જ આ ઈ-મેલ એડ્રેસ પર ઓનલાઈન સિસ્ટમ દ્વારા User ID અને Password સાથેનો એક ઈ-મેલ મોકલી આપવામાં આવશે. ઈ-મેલ એડ્રેસ પર મોકલવામાં આવેલ આ User ID અને Passwordનો ઉપયોગ કરીને જ નવી માધ્યમિક અથવા ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા માટેની અરજી ઓનલાઈન કરી શકાશે. અરજદાર દ્વારા કરવામાં આવેલ ઓનલાઈન અરજીને લગતી કોઈ પણ પ્રકારની બાબતની જાણ કરવા માટે તેમજ પત્રવ્યવહાર માટે ભવિષ્યમાં બોર્ડ દ્વારા આ જ ઈ-મેલ એડ્રેસનો ઉપયોગ કરવામાં આવશે, જે ધ્યાને રાખવાનું રહેશે.

4. User ID અને Password થી લોગીન થયા બાદ અરજદાર જો રજીસ્ટ્રેશન દરમિયાન નવી માધ્યમિક શાળા માટે રજીસ્ટ્રેશન કરાવેલ હશે તો નવી માધ્યમિક શાળા માટેની અરજી જોઈ શકશે અને ભરી શકશે અને જો રજીસ્ટ્રેશન દરમિયાન નવી ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા માટે રજીસ્ટ્રેશન કરાવેલ હશે તો નવી ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા માટેની અરજી જોઈ શકશે અને ભરી શકશે. અરજદારે સૌપ્રથમ શાળા ટ્રસ્ટ(સંચાલક મંડળ)ને લગતી વિગતો, સૂચિત શાળાને લગતી વિગતો, શાળાની જમીન અને મેદાનને લગતી વિગતો, શાળાના મકાનને લગતી વિગતો અને શાળા શરૂ કરવા માટેના જરૂરી આધારો લગતી વિગતો ધ્યાનથી સમજી ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં એક પછી એક તબક્કાવાર ચોકસાઈથી ભરવાની રહેશે.

5. કેન્દ્રશાસિત પ્રદેશ દીવમાં નવી માધ્યમિક/ ઉચ્ચતર માધ્યમિક શરૂ કરવા માંગતા સંચાલક મંડળ/સંસ્થાએ સૂચિત શાળાને લગતી વિગતોમાં જિલ્લા તરીકે જૂનાગઢની પસંદગી કરી, તાલુકા, શહેર તરીકે દીવની પસંદગી કરવાની રહેશે. એ જ પ્રમાણે દમણ અને દાદરાનગર હવેલીની નવી માધ્યમિક/ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા માટે વલસાડ જિલ્લાની પસંદગી કરી તાલુકા, શહેરમાં દમણ/દાદરાનગર હવેલીની પસંદગી કરવાની રહેશે.

6. અરજીમાં માંગવામાં આવેલ તમામ વિગતો અંગ્રેજીમાં દર્શાવવામાં આવેલ છે. જો અરજદારે આ માહિતીને ગુજરાતીમાં જોવી હોય તો માઉસના કર્સરને અંગ્રેજીમાં દર્શાવવામાં આવેલ માહિતી પર લઈ જવાથી તે માહિતી ગુજરાતીમાં જોઈ શકાશે.

7. અરજદાર ઓનલાઈન સિસ્ટમ મારફતે જે માહિતી ભરે તે તમામ માહિતી અંગ્રેજીમાં જ ભરવાની રહેશે. માહિતી ગુજરાતીમાં ભરી શકાશે નહિ તેથી ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં માહિતી ગુજરાતીમાં ભરવાનો પ્રયત્ન કરવો નહિ.

8. અરજીમાં સૂચિત શાળાનું નામ દાખલ કરતી વખતે ખાસ ધ્યાન રાખવું. દા.ત. શાળાનું નામ "સરદાર પટેલ માધ્યમિક અને ઉચ્ચતર માધ્યમિક શાળા" રાખવાનું હોય તો શાળાના નામ સામે અંગ્રેજીમાં "SARDAR PATEL MADHYMIK ANE UCHCHATAR MADHYMIK SHALA" એમ લખવું. "SARDAR PATEL SECONDARY AND HIGHER SECONDARY SCHOOL" એમ લખવું નહિ. ટૂંકમાં શાળાનું જે નામ આપવા ઈચ્છતા હો અદ્દલ તે નામ મુજબ જ તેને અંગ્રેજીમાં દાખલ કરવું. આ જ પ્રમાણેની તકેદારી શાળા શરૂ કરવા માંગતા સંચાલક મંડળ/સંસ્થાનું નામ, અધિકૃત વ્યક્તિનું નામ, સરનામુ, ઈ-મેલ એડ્રેસ વગેરે દાખલ કરતી વખતે રાખવાની રહેશે અને અંગેજીમાં સ્પેલીંગ દાખલ કરતી વખતે કોઈ પ્રકારની ભૂલ ન થાય તેનું ધ્યાન રાખવાનું રહેશે.

9. જે વિગતો અરજીમાં આપ દર્શાવો તે તમામ વિગતો માટેના આધારભૂત આધારો જેવા કે નકશો, પ્રમાણપત્રો, બી.યુ.પી. વગેરેની સ્કેનર મશીન પરથી સ્કેન કરાવેલ કોપી, અરજી સાથે જોડવાની રહેશે અને સ્કેન કરાવેલ આધારો ઓનલાઈન અરજી સાથે જોડતા પહેલાં તે કોમ્પ્યુટરમાં વાંચી શકાય અથવા જોઈ શકાય તેવી સ્થિતિમાં હોય તે પણ ચકાસી લેવાનું રહેશે.

10. અરજદાર દ્વારા જે આધારો સ્કેન કરાવીને સિસ્ટમ મારફતે રજૂ કરવામાં આવે તે તમામ આધારો PDF અથવા JPEG ફાઈલ ફોર્મેટમાં રજૂ કરવાના રહેશે અને એક Documentની સાઈઝ ૨ MB કરતા વધારે હોય નહિ તે ચકાસી લેવાનું રહેશે. જો Documentની સાઈઝ ૨ MB કરતા વધારે હશે તો Document સિસ્ટમમાં અપલોડ કે એટેચ થઈ શકશે નહિ. દરેક આધાર સ્કેન કરતી/કરાવતી વખતે આધારને ઓછામાં ઓછા ૩૦૦ DPI સાથે "Black & White" અથવા "Color" માં સ્કેન કરાવીને મોકલવા અને આધારની સાઈઝ ૨ MB કરતા વધે નહિ તેની તકેદારી રાખવી. આ તમામ આધારો પૈકીના શાળા મકાનના નકશા અને ટ્રસ્ટ-ડીડના આધારોની સ્કેન કરાવેલ ફાઈલની સાઈઝ ૮ MB સુધી હશે તો પણ ઓનલાઈન અરજી સાથે અપલોડ કે એટેચ કરી શકાશે.

11. અરજી બોર્ડને રજૂ કરવા માટે ઓનલાઈન સિસ્ટમ દ્વારા જે આધારો પૂરા પાડવા જણાવવામાં આવેલ હોય તે તમામ આધારો અરજદારે ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં પૂરા પાડવાના રહેશે. અરજદાર પાસે જરૂરી આધાર ન હોય તો તેની જગ્યાએ અન્ય કોઈ આધાર ઓનલાઈન સિસ્ટમ મારફતે રજૂ કરવો નહિ. ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં આધારો જોડતી વખતે જે આધાર માંગવામાં આવેલ હોય તેની સામે તે જ આધાર સાચી રીતે જોડવામાં આવે તેની તકેદારી અરજદારે રાખવાની રહેશે. બોર્ડ દ્વારા ચકાસણી કરતા જો કોઈ આધાર રજૂ કરવામાં નહિ આવેલ હોય, માંગવામાં આવેલ આધારની જગ્યાએ અન્ય કોઈ આધાર રજૂ કરવામાં આવેલ હશે અથવા આધાર ખોટા માલૂમ પડશે તો અરજી બોર્ડ દ્વારા નામંજૂર કરવામાં આવશે, તેથી જે આધાર માંગવામાં આવેલ હોય તેની સામે તે જ આધારની સાચી નકલ અચૂક જોડવામાં આવે તેની તકેદારી અરજદારે રાખવાની રહેશે.

12. આ તમામ વિગતો ભર્યા બાદ તેમજ આધારો એટેચ કર્યા બાદ જ આખરે અરજી બોર્ડને ઓનલાઈન "Submit" કરી શકાશે. કોઈ માહિતી ભરવાની રહી ગઈ હશે કે અધૂરી રહી હશે તો અરજી ઓનલાઈન "Submit" થઈ શકશે નહિ.

13. ઓનલાઈન સિસ્ટમના દરેક વિભાગમાં માંગવામાં આવેલ જે માહિતી તથા આધારોની આગળ * દર્શાવવામાં આવેલ છે તે તમામ માહિતી અરજદારે ફરજિયાતપણે ભરવાની રહેશે. જે તે વિભાગની આ પ્રકારની માહિતી ભરવામાં નહીં આવે ત્યાં સુધી તે પછીના અને ત્યાર બાદના વિભાગની આગળની વિગતો ભરી શકાશે નહિ. ખોટી માહિતી તથા ખોટા આધારો રજૂ કરવા નહિ. બોર્ડ દ્વારા ચકાસણી કરતા શાળા મંડળે રજૂ કરેલ માહિતી તથા આધારો ખોટા સાબિત થશે તો અરજી નામંજૂર કરવામાં આવશે. અરજદાર સંચાલક મંડળે આપેલ માહિતી/ આધારો કોઈપણ સમયે ખોટા હોવાનું સાબિત થશે તો શાળાની મંજૂરી કોઈપણ સમયે રદ થવાને પાત્ર રહેશે તેમજ બોર્ડને ગેરમાર્ગે દોરવા બદલ સંચાલક મંડળ સામે પોલીસ કેસ સહિતની કાયદાકીય કાર્યવાહી કરવામાં આવશે.

14. દરખાસ્ત સાથે આપવામાં આવેલ નમૂના મુજબનું એફિડેવિટ ઓનલાઈન અરજી કરવા માટેની વેબસાઈટ પરથી ડાઉનલોડ કરવાનું રહેશે અને તે નમૂના મુજબની સ્ટેમ્પ પેપર ઉપર નોટરાઈઝ કરેલ એફિડેવિટની નકલ ઓનલાઈન સિસ્ટમમાં અપલોડ કરવાની રહેશે તેમજ અરજી અને ઓનલાઈન મુકેલ તમામ આધારો/દસ્તાવેજોની ઝેરોક્ષ સીલબંધ કવરમાં બોર્ડની કચેરીમાં રજિસ્ટર એ.ડી.પોસ્ટથી અથવા રૂબરૂમાં દિન-૧૫માં બોર્ડની કચેરીને મળે તે રીતે પહોંચાડવાના રહેશે.

15. એફિડેવિટની અસલ કોપી, ચલણની કોપી અથવા ઓનલાઈન કરેલ અરજીની પ્રિન્ટ નકલ અને ઓનલાઈન અપલોડ કરેલ તમામ આધાર પુરાવાનું સીલબંધ કવર બોર્ડને મળી ગયા બાદ જ અરજદાર દ્વારા નવી માધ્યમિક શાળા શરૂ કરવા માટે કરવામાં આવેલ અરજીની વિગતો અને આધારોની બોર્ડ કક્ષાએથી ચકાસણી કરવામાં આવશે અને વિગતો તેમજ આધારો સાચા જણાશે તો તે મુજબ બોર્ડ દ્વારા તે અરજીને કામચલાઉ મંજૂરી (Provisional Approval) આપવામાં આવશે અન્યથા અરજી નામંજૂર કરવામાં આવશે. બોર્ડ દ્વારા જેટલી અરજીઓને કામચલાઉ મંજૂર કરવામાં આવશે તેટલી જ અરજીઓ માટે જિલ્લા શિક્ષણાધિકારી કચેરી દ્વારા સ્થળ તપાસ કરવામાં આવશે અને તેમનો અહેવાલ ઓનલાઈન જ બોર્ડને રજૂ કરવામાં આવશે. બોર્ડ દ્વારા જે અરજીઓને કામચલાઉ મંજૂરી આપવામાં નહી આવે તેવી અરજીઓ માટે જિલ્લા શિક્ષણાધિકારી કચેરી દ્વારા સ્થળ તપાસ કરવામાં આવશે નહિ. જિલ્લા શિક્ષણાધિકારી કચેરી દ્વારા કામચલાઉ મંજૂર કરવામાં આવેલ અરજીઓના સ્થળ તપાસ અહેવાલને આધારે જ આ પ્રકારની અરજીઓને બોર્ડ દ્વારા કાયમી મંજૂરી આપવામાં આવશે.